Kako održati uspješne online sastanke
Najčešći oblik sastanka danas je online sastanak. To znači da sudjelujete preko aplikacija za online sastanke, obično putem veze ili platforme gdje su sudionici uključeni na audio i video. Sastanak može uključivati zaposlenike koji se nalaze na daljinu ili fizički u uredu, kao i vanjske strane.
Online sastanci pružaju slobodu sudjelovanja s bilo kojeg mjesta, ali također dolaze s nekim izazovima. Kako bi komunikacija bila što jednostavnija, trebali biste razmisliti o nekim praktičnim stvarima prije početka sastanka.
1. Imajte dnevni red za sastanak i pošaljite ga u pozivnici za sastanak. Tako se svi sudionici mogu bolje pripremiti za sastanak.
2. Predstavite sve koji su prisutni na početku sastanka.
3. Uvjerite se da tehnologija radi. Na primjer, trebate li preuzeti aplikaciju ili imati račun da biste prisustvovali sastanku? Radi li vam audio?
4. Provjerite postoji li dogovor oko očekivanja ishoda i slijed razgovora. Tko vodi sastanak? Kada je pravo vrijeme za postavljanje pitanja? Tko je odgovoran za to da se sastanak drži dnevnog reda?
5. Koordinirati i moderirati sastanak kako bi svi sudionici mogli nesmetano sudjelovati i zatražiti govor.
6. Dodajte chat koji voditelj sastanka ili druga određena osoba vodi tijekom sastanka kako biste mogli odgovoriti na sva pitanja koja se pojave. Ovo može biti učinkovit način da osigurate da svi sudjeluju, osobito na velikim sastancima, uz izbjegavanje ometanja govornika.
Nisu samo tehnički aspekti ti koji moraju funkcionirati. Važno je da sudionici imaju priliku sudjelovati pod jednakim uvjetima i da se mogu izjasniti. To se postiže postojanjem strukture i jasnih rutina za sastanke na daljinu i priopćavanjem svrhe sastanka unaprijed.
Još jedan izazov s digitalnim sastancima je da je teško ostati usredotočen dulje od 30-40 minuta jer mozak mora obraditi više podataka nego na fizičkom sastanku. Ako sastanak treba trajati dulje, dodajte stanke u dnevni red kako ne biste izgubili interes i pozornost sudionika. Još bolje, razmislite bi li prikladniji bio niz kraćih, usredotočenijih sastanaka.
Još jedan izazov s digitalnim sastancima je da je teško ostati usredotočen dulje od 30-40 minuta jer mozak mora obraditi više podataka nego na fizičkom sastanku. Ako sastanak treba trajati dulje, dodajte stanke u dnevni red kako ne biste izgubili interes i pozornost sudionika. Još bolje, razmislite bi li prikladniji bio niz kraćih, usredotočenijih sastanaka.
